Kanzleiklarbereitet deine Belege für deine Steuerkanzlei vor.

Postfach verbinden: GMX und web.de

Bei GMX und web.de sind zwei Dinge nötig. Der Abruf durch andere Programme ist zuerst ausgeschaltet, den schaltest du ein. Und für den Abruf brauchst du ein eigenes Passwort, dein normales Passwort funktioniert dafür nicht. Der Weg dauert ein paar Minuten und geht so. Das machst du einmal. Die Einstellungen sehen bei GMX und web.de gleich aus, deshalb steht hier eine Anleitung für beide.

Voraussetzung

Melde dich am Computer im Browser an, bei gmx.net oder web.de. In den Apps fürs Handy gibt es diese Einstellungen nicht.

Schritt 1: Abruf freischalten

Klicke oben rechts auf das Symbol mit deinen Initialen, dann auf „E-Mail Einstellungen".

Menü hinter dem Symbol mit den Initialen, mit den Einträgen Account verwalten und E-Mail Einstellungen — Das Menü hinter deinen Initialen. Beide Wege dieser Anleitung starten hier.

Im Bereich „E-Mail empfangen" wählst du „POP3 / IMAP". Stelle den Schalter auf „POP3- und IMAP-Zugriff erlauben". Danach kommt eine Sicherheitsprüfung mit einem Schieberegler, zum Beispiel „Bewegen Sie die Brille zur Giraffe". Schieb den Regler nach rechts, bis die Aufgabe erfüllt ist.

Seite POP3-/IMAP-Abruf mit dem Schalter POP3- und IMAP-Zugriff erlauben — Die Seite „POP3-/IMAP-Abruf". Unter „Serverdaten" stehen die Adressen, die Kanzleiklar schon kennt.

Schritt 2: Passwort für den Abruf erstellen

Der Abruf nimmt dein normales Passwort nicht an. Dafür gibt es ein eigenes, das anwendungsspezifische Passwort. Das gilt auch dann, wenn du dich ohne zweiten Faktor anmeldest.

Klicke wieder auf das Symbol mit deinen Initialen, diesmal auf „Account verwalten". Links wählst du „Login & Sicherheit" und scrollst zu „Anwendungsspezifische Passwörter".

Abschnitt Anwendungsspezifische Passwörter mit dem Hinweis, dass das reguläre Passwort in externen Programmen nicht funktioniert — Der Anbieter sagt es selbst: das reguläre Passwort funktioniert im Mail-Programm nicht.

Klicke „Anwendungsspezifische Passwörter verwalten". Wenn dabei eine neue Anmeldung verlangt wird, melde dich an und geh den Weg noch einmal. Dann „Neues Anwendungsspezifisches Passwort erstellen", als Name trägst du Kanzleiklar ein und klickst „Weiter".

Formular Anwendungsspezifisches Passwort erstellen mit dem Feld Name vergeben und dem Namen Kanzleiklar — Der Name ist frei wählbar. Er hilft dir später, das Passwort wiederzufinden.

Jetzt zeigt dir der Anbieter ein Passwort aus 20 Zeichen, Großbuchstaben und Ziffern am Stück. Der Anbieter schreibt dazu: „Dieses Passwort wird Ihnen aus Sicherheitsgründen einmalig hier angezeigt." Kopiere es gleich, dafür gibt es einen Knopf. Wer es verliert, erstellt ein neues.

Schritt 3: In Kanzleiklar eintragen

In Kanzleiklar unter „Dein Postfach" trägst du deine Adresse ein. Der Server steht dann schon im Feld, imap.gmx.net für GMX und imap.web.de für web.de. In „Passwort dieses Postfachs" kommt das anwendungsspezifische Passwort aus Schritt 2, nicht dein normales. Dann „Postfach verbinden". Kanzleiklar prüft die Verbindung, das kann eine Minute dauern. Danach steht dort „Verbunden".

Ab dann

Beim ersten Mal holt Kanzleiklar auch die Beleg-Mails seit dem Ersten des Vormonats nach. Danach zweimal am Tag, morgens um 9 und nachmittags um 17 Uhr. Das Passwort wird verschlüsselt übertragen und verschlüsselt gespeichert. Den Zugang verwendet der automatische Beleg-Abruf. Bei Fehlern schauen wir damit nur lesend in dein Postfach.

Wenn es nicht klappt

Kanzleiklar meldet „Da hat etwas nicht geklappt". Prüfe zuerst den Schalter aus Schritt 1. GMX und web.de schalten den Abruf von selbst wieder aus, wenn ihn längere Zeit kein Programm genutzt hat.
Du hast dein normales Passwort eingetragen. Das nimmt der Abruf nicht an, auch ohne zweiten Faktor. Erstelle ein anwendungsspezifisches Passwort (Schritt 2) und trage das ein.
Das anwendungsspezifische Passwort ist weg. Es wird nur einmal angezeigt. Erstelle ein neues und trage es in Kanzleiklar ein. In der Liste siehst du zu jedem Namen, wann er zuletzt verwendet wurde, daran erkennst du das alte.
Es klappt trotzdem nicht. Schreib uns an hallo@kanzleiklar.de, dann schauen wir gemeinsam nach.

Anleitungen der Anbieter: GMX, Abruf einschalten · GMX, anwendungsspezifisches Passwort · web.de, Abruf einschalten · web.de, anwendungsspezifisches Passwort