Kanzleiklarbereitet deine Belege für deine Steuerkanzlei vor.

Postfach verbinden: Google

Für ein Gmail-Postfach braucht Kanzleiklar ein App-Passwort von Google. Das normale Google-Passwort funktioniert für den Abruf nicht. Der Weg dauert ein paar Minuten und geht so. Nimm dafür am besten den Computer. Am Handy geht es auch, dauert aber länger. Das machst du einmal. Danach läuft es von selbst, solange du dein Google-Passwort nicht änderst.

Der ganze Weg in 78 Sekunden, mit Ton. Die Schritte stehen darunter auch als Text.

Voraussetzung

Bei Google muss die 2-Faktor-Authentifizierung an sein. Prüfen: myaccount.google.com, dann „Sicherheit und Anmeldung", Abschnitt „So melden Sie sich in Google an", Zeile „2-Faktor-Authentifizierung". Steht dort „Aktiviert", weiter mit Schritt 1. Wenn nicht: Zeile anklicken und einschalten. Google führt durch die Einrichtung (Anleitung von Google).

Google-Konto, Seite Sicherheit und Anmeldung, Zeile 2-Faktor-Authentifizierung mit Status Aktiviert — Google, Sicherheit und Anmeldung: die Zeile 2-Faktor-Authentifizierung.

Schritt 1: App-Passwort erstellen

Öffne myaccount.google.com/apppasswords. Google fragt einmal dein Google-Passwort. Auf der Seite „App-Passwörter" tippst du unten in das Feld „App-Name" den Namen Kanzleiklar und klickst „Erstellen". Google zeigt ein Passwort aus 16 Zeichen in vier Gruppen. Kopiere es. Danach „Fertig".

Google-Konto, Seite App-Passwörter mit dem Feld App-Name und dem Knopf Erstellen — Google, Seite App-Passwörter: Name eintragen, Erstellen.

Schritt 2: In Kanzleiklar eintragen

In Kanzleiklar unter „Dein Postfach" trägst du deine Gmail-Adresse ein. Der Server imap.gmail.com steht dann schon im Feld. In „Passwort dieses Postfachs" kommt das App-Passwort, ohne die Leerzeichen. Dann „Postfach verbinden". Kanzleiklar prüft die Verbindung, das kann eine Minute dauern. Danach steht dort „Verbunden".

Kanzleiklar, Schritt Dein Postfach mit Gmail-Adresse, Passwortfeld und Server imap.gmail.com — Kanzleiklar, Dein Postfach: Adresse, App-Passwort, Server.

Ab dann

Beim ersten Mal holt Kanzleiklar auch die Beleg-Mails seit dem Ersten des Vormonats nach. Danach zweimal am Tag, morgens um 9 und nachmittags um 17 Uhr. Das Passwort wird verschlüsselt übertragen und verschlüsselt gespeichert. Den Zugang verwendet der automatische Beleg-Abruf. Bei Fehlern schauen wir damit nur lesend in dein Postfach.

Wenn es nicht klappt

Google zeigt die Seite „App-Passwörter" nicht an. Das passiert bei Konten einer Firma oder Schule (Google Workspace), bei Konten, die nur mit Sicherheitsschlüssel angemeldet werden, und im erweiterten Sicherheitsprogramm von Google. Schreib uns an hallo@kanzleiklar.de, dann schauen wir gemeinsam nach einem Weg.
Du hast dein Google-Passwort geändert. Dann sind alte App-Passwörter ungültig. Erstelle ein neues und trage es in Kanzleiklar neu ein.
Kanzleiklar meldet „Da hat etwas nicht geklappt". Prüfe, ob alle 16 Zeichen des App-Passworts angekommen sind und ob es noch in Googles Liste steht. Leerzeichen dazwischen entfernt Kanzleiklar von selbst.

Google-Hilfe: Mit App-Passwörtern anmelden