Postfach verbinden: Microsoft
Für Postfächer bei Outlook.com, Hotmail und Live gibt es kein Passwort zum Eintragen. Du meldest dich direkt bei Microsoft an und erlaubst Kanzleiklar dort, deine Mails zu lesen. Das dauert eine Minute und geht so. Das machst du einmal.
Voraussetzung
Die Anmeldedaten deines Microsoft-Kontos. Wenn du dich bei Microsoft mit einem zweiten Faktor anmeldest, brauchst du ihn hier wie bei jeder Anmeldung.
Schritt 1: Adresse eintragen, Knopf drücken
In Kanzleiklar unter „Dein Postfach" trägst du deine Adresse ein. Kanzleiklar erkennt die Microsoft-Adresse. Die Felder für Passwort und Server verschwinden, stattdessen erscheint der Knopf „Mit Microsoft verbinden". Klick darauf.
Schritt 2: Bei Microsoft anmelden und zustimmen
Microsoft öffnet seine Anmeldeseite. Wähle dein Konto und melde dich an. Danach fragt Microsoft, ob Kanzleiklar deine E-Mail-Adresse sehen, deine E-Mails lesen und den Zugriff behalten darf. Stimme zu. Wenn Microsoft davor warnt, dass die App nicht geprüft ist: Das sind wir. Microsoft hat Kanzleiklar noch nicht geprüft.
Kanzleiklar bekommt damit Lesezugriff auf das Postfach und die Erlaubnis, den Zugriff zu behalten, damit der Abruf zweimal am Tag laufen kann. Mails senden, ändern oder löschen kann Kanzleiklar damit nicht.
Schritt 3: Zurück in Kanzleiklar
Microsoft schickt dich zurück zu Kanzleiklar. Kanzleiklar prüft die Verbindung, das kann eine Minute dauern. Danach steht dort „Verbunden".
Ab dann
Beim ersten Mal holt Kanzleiklar auch die Beleg-Mails seit dem Ersten des Vormonats nach. Danach zweimal am Tag, morgens um 9 und nachmittags um 17 Uhr. Kanzleiklar speichert kein Passwort von dir, sondern einen Zugangsschlüssel von Microsoft, verschlüsselt. Den Zugang verwendet der automatische Beleg-Abruf, sonst niemand.
Wenn es nicht klappt
- Du hast bei Microsoft nicht zugestimmt. Dann kann Kanzleiklar das Postfach nicht abrufen. Klick noch einmal auf „Mit Microsoft verbinden" und stimme zu.
- Kanzleiklar meldet, Microsoft habe keinen dauerhaften Zugriff gegeben. Beim nächsten Versuch die Erlaubnis bestätigen, den Zugriff zu behalten. Ohne sie kommt keine Verbindung zustande.
- Das Postfach gehört zu deiner Firma (Microsoft 365). Dann kann Microsoft verlangen, dass ein Administrator die Freigabe erteilt. Schreib uns an hallo@kanzleiklar.de, dann schauen wir gemeinsam nach einem Weg.
- Du willst den Zugriff wieder entziehen. In deinem Microsoft-Konto unter Apps und Dienste siehst du, welche Apps Zugriff haben, und kannst Kanzleiklar dort entfernen. Danach ruft Kanzleiklar nichts mehr ab. Was bis dahin gesammelt ist, bleibt in deinem Kanzleiklar-Konto.